Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


M-Files: Onderscheid zit vooral in het tonen
van relevante informatie in juiste context

Op het moment dat Greg Milliken (Senior Vice President of Marketing) aansloot bij M-Files had hij daarvoor een goede reden: de innovatieve kracht van met name Antti Nivala (de oprichter en CTO van M-Files, red.). Deze Fin had hij leren kennen ergens rond 2009 toen Nivala ook vaste grond onder de voeten zocht in Amerika. Milliken was onder de indruk van de ‘drive’ van Nivala om met M-Files organisaties in staat te stellen informatie beter te beheren, volgens een geheel andere benadering. Dat was het begin van een  inmiddels al tien jaar durende samenwerking. M-Files is nog steeds een snelgroeiende speler in de ECM-markt, waarin de een na de ander wordt opgeslokt en ingelijfd in het portfolio van de grote spelers, waarna ze verdwijnen in de anonimiteit.

Van de redactie

Ik kom uit een wereld waar complexiteit van informatie eigenlijk eerder gemeengoed is dan uitzondering’, aldus Milliken. ‘In de wereld van engineering en CAD/CAM stuit je al snel op allerlei beheerproblemen. Enerzijds omdat het vaak om meer (verspreid opererende) gebruikers gaat die de informatie moeten kunnen gebruiken en anderzijds omdat het om allerlei uiteenlopende soorten complexe informatie gaat die heel erg met elkaar verbonden zijn. Als je die op een traditionele manier zou opslaan en beheren, kom je er niet meer uit of je slaat veel informatie op verschillende plaatsen opnieuw op, omdat ook anderen er gebruik van moeten kunnen maken. Dat brengt risico’s met zich mee op onbeheersbaarheid, gebruik van verkeerde/verouderde versies, onveilige uitwisseling etc. De benadering van Antti om informatie te beheren en te metadateren op basis van wát het is in plaats van wáár het is, was baanbrekend. Dat is het nog steeds. Ik dacht toen en denk nog dat M-Files meer impact heeft op de wereld van informatiebeheer dan 3D en CAD… Ik zag een enorme potentie en mede daardoor heb ik de stap gemaakt naar M-Files.’

Beter organiseren van informatie
Het vermogen om complexe informatie beter te organiseren sloeg aan in de markt en M-Files groeide in 12 jaar tijd gestaag door van een startup met vijf mensen naar een internationale onderneming met 500 mensen en een volgens analisten leidende positie in de markt met hoge klantwaardering. Greg Milliken: ‘Feitelijk komt dat doordat er een goed doordachte visie ten grondslag ligt aan het M-Files platform. In een wereld waarin steeds meer online en in samenwerking in de supply chain gebeurt en in projectvormen wordt gewerkt, sluit M-Files naadloos aan op de groeiende behoefte om grip te houden op informatiestromen en -processen. Het idee erachter bestaat eruit dat je de hele traditionele mappenstructuur loslaat en informatie beheert en terugvindt op basis van wat het is (de content) en waar het mee heeft te maken (de context). De relevantie van de content in de juiste context met de relaties met andere informatie maken het systeem bijzonder effectief en voor de gebruiker een stuk minder belastend. Veel meer dan een systeem waarbij je moet bedenken hoe iemand het genoemd zou kunnen hebben en waar het dan opgeslagen zou kunnen zijn. Wie vooraf goed nadenkt over wat relevante en onderscheidende metadata zijn voor de content, heeft daar in alle latere fasen van de information lifecycle enorm veel profijt van. Het is gewoon beter georganiseerd.’

Gaat om de verbanden
Het principe lijkt in eerste instantie wel wat op fulltext retrieval (ftr), maar volgens Milliken is dat slechts één aspect. ‘Het daadwerkelijke onderscheid met ftr is dat binnen deze contextuele manier van omgaan met content de onderlinge verbanden tussen de verschillende stukjes informatie zwaar meewegen. Wanneer een gebruiker bepaalde informatie zoekt is de intelligentie in het systeem zo groot, dat ook andere gerelateerde én relevante informatieobjecten die op een of andere manier zijn gekoppeld aan dat wat jij zoekt, worden gepresenteerd. Niet in enorme hoeveelheden hits, zoals Google of een standaard ftrsysteem doet, maar een beperkte lijst van puur relevante documenten – maar ook andere objecten zoals tekeningen, productspecificaties, assemblagelijsten etc. – in de juiste context. Informatie waarnaar jij als gebruiker op zoek bent en die belangrijk is voor jouw werk en de opdracht waar jij mee bezig bent. Dat kan over meerdere informatiebronnen heen, dus niet alleen het systeem waarin jij op dit moment werkt wordt doorzocht, maar álle informatie in relatie tot elkaar wordt bij elkaar gepresenteerd: van klantinformatie tot een specifieke casus en van bron tot claims, facturen en/of orders. Dan is het belangrijk dat informatie die níet relevant is ook níet wordt getoond. Anders zou je alsnog omkomen in de hoeveelheid die je krijgt gepresenteerd. Dat lukt je alleen als je een systeem hebt zoals Antti dat heeft ontwikkeld: metadata driven en object based. Daarmee gaat het zoeken en vinden over alle informatietypen en -bronnen heen, in plaats van over alle netwerkschijven heen.’

Tussen SharePoint en documentmanagement in
Daarmee neemt M-Files volgens Milliken een bijzondere positie in, een beetje tussen de SharePoint-achtigen en de die hard documentmanagementsystemen in. ‘Het gaat in de huidige maatschappij vooral om samenwerken en informatie delen. Daarin is SharePoint waarschijnlijk (nog) de grootste, met een sterk stijgende verschuiving naar de online Office365-omgeving. Maar wat nou als relevantie van informatie cruciaal is en de basis bestaat uit veel en verschillende vormen van informatie? Daarmee is niet alles strak in mappen en structuren vast te leggen. De intelligentie in het M-Files platform (zoals de Intelligent Metadata Layer en de Artificial Intelligence module) is een essentieel deel van de kracht van de oplossing. Daardoor komen twee werelden samen: die van de  technische vereisten en die van de gebruikers/kenniswerkers die efficiënt willen – nee, móeten - samenwerken. De techniek (ICT) wil vooral veiligheid, autorisatie, validatie, audits, kortom, alles strak en beheersbaar, liefst in nullen en enen. De gebruikers (business) willen probleemloos samenwerken, communiceren, informatie snel kunnen vinden en delen, relaties tussen verschillende klanten, opdrachten, claims, betalingen, etc. snel ontdekken en gepresenteerd krijgen. Zij willen gebruiksgemak en productiviteit. M-Files biedt het beste van beide werelden. Concurrentie komt dan ook meer uit de hoek van partijen als Dropbox, Box, OneDrive en vergelijkbare omgevingen en veel minder van de traditionele DM-leveranciers. Dergelijke online ‘opslag’-toepassingen zijn heel gebruikelijk in de B2C-wereld, maar in de B2B-markt is de acceptatie een stuk minder. Deels omdat het voor B2B meer zekerheid zou moeten bieden, bijvoorbeeld op het gebied van wet- en regelgeving. Daarin missen die toepassingen toch wel een aantal basisvoorzieningen die in het bedrijfsleven gewenst of zelfs verplicht zijn. M-Files kan dus een welkome aanvulling betekenen. Dat is de reden waarom we ook wel samenwerken met die partijen: we vullen elkaar aan en als ergens eenmaal een toepassing als Dropbox of Box binnen is, gaan ze die echt niet zomaar wegdoen: vaak is migratie een probleem waar veel bedrijven tegenaan hikken. Met M-Files hoeft dat niet. Onze strategie is juist om daar tussenin te gaan zitten: wij zijn in staat om zowel de business als de ICT te voorzien van de functionaliteit en zekerheden die ze willen en de gebruikers toch het gemak te geven van deze nieuwe toepassingen. Je hoeft niet over te stappen of te migreren, de informatie die daar staat gaat net zo makkelijk mee in de intelligente content- & context based systematiek van M-Files. Het klinkt allemaal zo logisch, maar niemand is in staat het in de praktijk zo uit te voeren als M-Files. Dat maakt het zo’n sterke propositie.’

Doorontwikkelen en expanderen
Zo sterk zelfs dat onlangs vanuit de Europese Investeringsbank (EIB) een forse lening werd toegezegd van 27 miljoen euro, juist vanwege de innovatieve kracht en om zo M-Files in staat te stellen zich in een hoog tempo verder door te ontwikkelen en te groeien in Europa. Of zoals vicevoorzitter Alexander Stubb, verantwoordelijk binnen de EIB voor de leningen in Noord-Europa, het stelde: ‘De hoeveelheden informatie zijn geëxplodeerd en groeien nog dagelijks. Systemen om daarin orde aan te brengen zijn achter gebleven in die ontwikkeling. M-Files heeft zich anders, innovatief getoond en heeft daarmee al een leidende positie in haar markt veroverd. Wij geloven in die aanpak en denken zelfs dat MFiles een game changer kan worden in de manier waarop bedrijven met informatie om (moeten) gaan, om door te kunnen blijven groeien en succesvol te zijn.’

De groei van content services platforms, zoals M-Files er een is, bedroeg volgens Gartner gemiddeld zo’n 12 procent het afgelopen jaar. M-Files is in diezelfde periode 40 procent gegroeid… Jyrki  Katainen, vice voorzitter van de Europese Commissie en verantwoordelijk voor onder meer banen, groei, investeringen en concurrentiekracht, beaamt de kracht van de Finse softwareontwikkelaar: ‘M-Files is een mooi voorbeeld van de innovatie die we graag willen zien en die we willen stimuleren in Europa.’
‘Daarmee is eigenlijk het belangrijkste wel gezegd’, aldus Greg Milliken tot slot. ‘Het draait niet alleen om het managen van grote hoeveelheden informatie, het gaat om innovatie en het intelligent managen van steeds complexer wordende informatiestromen, zodanig dat de business er maximaal van profiteert en ICT er geen problemen mee heeft.’




Beeld: M-Files, 123RF.COM

Plaats op:
Datum: 22 april 2019
Bron: DocumentWereld
Gerelateerde artikelen  
20-08-2018 Achtergrondartikelen Het gaat niet om wáár het is, maar om wát het is
08-04-2019 Achtergrondartikelen Data-analyse en -migratie; eerst de informatiestrategie dan de technologie!
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
17-04-2019 Achtergrondartikelen Samenwerken bestaat grotendeels uit communiceren
11-07-2018 Achtergrondartikelen Natural Language Understanding als basis voor aansturing informatieprocessen …
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,16 seconden.