Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


Flexibele output zonder gedoe:

Er zijn eerder initiatieven geweest om het mogelijk te maken onderweg printjes te maken. Er was echter altijd gedoe mee, onder meer om jezelf te identificeren. En het printje moest (uiteraard) worden afgerekend en dat ging niet zo makkelijk etc. Er is nu een nieuwe oplossing ontwikkeld, SKUARIO, die juist geen gedoe geeft: flexibele output en snelle verrekening. ‘Simpeler als dit kan het voor een gebruiker of dienstverlener niet worden’, aldus Marcus van der Waal, Solutions Director SKUARIO.

Nieuw is het eigenlijk ook niet helemaal, aldus Van der Waal: ‘Het principe hebben we al zo’n tien jaar geleden ontwikkeld. Echter, dat was zijn tijd blijkbaar ver vooruit. Nu, met een nog veel betere internetdekking, apps die het leven van een mobiele gebruiker nog makkelijker maken en de altijd en overal aanwezige smartphone is de tijd wél rijp denken we. SKUARIO biedt een flexibel platform om altijd en overal bij dienstverleners, in eerste instantie vooral in de publieke ruimte zoals bij onderwijs, bibliotheken, overheidsgebouwen en dergelijke, gebruik te maken van de functionaliteit van een MFP en deze actie direct te verrekenen. Zonder dat daar voor de gebruiker allerlei lastige protocollen rondom beveiliging en identificatie voor nodig zijn. Met de app en de software op de MFP’s kan iedereen, zowel binnen een organisatie, tussen zusterbedrijven maar ook bij willekeurige dienstverleners op dat gebied scannen, printen, kopiëren of faxen. Het gebruik wordt direct verrekend en verder laat deze toepassing geen enkel ‘spoor’ na dus de privacy van de gebruiker is gewaarborgd.’

Verantwoorden
Document accounting heet het met een vakterm: je wilt het printen, kopiëren etcetera in je organisatie of door andere gebruikers eigenlijk wel zo eenvoudig mogelijk (lees: gebruiksvriendelijk) faciliteren, maar aan de andere kant wil je de kosten daarvan kunnen beheersen en verantwoorden. Franc van Veen, Chief Process Officer bij Inepro Group BV, de moedermaatschappij van SKUARIO BV. ‘Er kleven echter nogal wat strikte voorwaarden aan een dergelijke toepassing. Misschien niet zozeer aan het printen of scannen, ofschoon ook dat proces goed dichtgetimmerd moet zijn, maar meer nog de afrekening ervan. Zodra je er een betaalsysteem aan koppelt, functioneer je als een financieel dienstverlener en moet je aan de wettelijke regels daarvoor voldoen. Dat is voor de meeste organisaties niet de core business. Bibliotheken, scholen, publieke gebouwen van de overheid, zogenaamde shared office centers (kantoren met verzamelde faciliteiten die ad hoc kunnen worden afgenomen tegen betaling) zijn vandaag de dag druk bezig met het administreren en verwerken van dit soort processen en activiteiten. Dat is niet wat ze eigenlijk zouden moeten doen. Die betalingen over en weer en de administratie eromheen leggen alleen maar meer druk op de organisatie. Bovendien voldoen verreweg de meeste van die instellingen niet aan de wettelijke regels om dat te kunnen doen. Nu, met de AVG als zwaard van Damocles boven hun hoofd, wordt het nog lastiger om een en ander goed te regelen zonder inbreuk te doen op de privacy van gebruikers. Die betaling is echter wel cruciaal voor het slagen van zo’n oplossing in de echte wereld. Met SKUARIO hebben we het hele traject doorlopen en voldoen we aan al die eisen die de wet stelt. Wij mogen dus werken op de manier zoals we doen: er wordt een betaalsysteem gekoppeld aan het account waarmee de gebruiker via de app of via zijn online account direct kan afrekenen. Zodra is afgerekend, kan hij zijn printje printen, zijn fax faxen en zijn kopietje kopiëren, kortom het proces afronden. In het voortraject wordt alles ‘klaargezet’, maar er gebeurt nog niets totdat de gebruiker die kosten ervan betaalt.’



Behoefte aan document accounting
Even bij het begin beginnen. Van der Waal: ‘Inepro Group is deels groot geworden, juist door die afrekensystemen bij bijvoorbeeld die automaten die je bij veel bedrijven in allerlei verschijningsvormen ziet staan. Het gaat om het principe: eerst het gebruik ‘meten’ dan afrekenen. Daarmee zijn we aan de slag gegaan, want waarom zou je zoiets niet kunnen doen met het gebruik van een MFP (Multifunctionele Printer). Die machines zijn geavanceerd genoeg, ze kunnen aan het bedrijfsnetwerk of met internet worden gekoppeld en zijn vervolgens (online) bereikbaar via het domein van het apparaat. Daarmee ben je al een heel eind op weg. Er moet echter heel wat gebeuren op de (technische) achtergrond voordat jij je printje kan maken. Dat gebeurt binnen een bedrijf op basis van jouw rol/functie, jouw gebruiksrechten op een bepaalde machine en zo meer. Dát maakt het effectief management van zo’n machine en het gebruik ervan mogelijk. In de praktijk gebeurt dat al veel langer met printmanagement software om deze machines te onderhouden, op afstand te bedienen of te laten functioneren. Daarmee kun je het gebruik herleiden naar gebruik per afdeling of per individu en dus kun je de kosten ook op die manier herleiden. Intern in een organisatie is dat al geen probleem en zul je misschien geen betaalsysteem nodig hebben om bij de machine af te rekenen. Tenminste niet voor je eigen mensen, maar nu komt er een externe op projectbasis tijdelijk bij de organisatie werken. Wat dan? Ook daarop wil je grip houden qua gebruik en kosten.’

De cloud
De opkomst van de cloud speelt deze toepassing in de kaart volgens Van der Waal: ‘De toenemende mobiliteit van medewerkers vraagt om aanverwante technologieën. De cloud is er daarvan één. Die maakt het mogelijk om binnen een beveiligde omgeving documenten op te slaan en er later, elders, wat mee te doen. Zolang je maar een middel hebt waarmee je toegang krijgt tot die informatie. Het uitbesteden van een printomgeving is in deze tijd een serieuze optie en daarin speelt de beschikbaarheid van een goede cloud-omgeving een belangrijke rol. Thuiswerkers, externe werkers, ‘onderwegwerkers’ en al die andere vormen van mobiele medewerkers hebben echter behoefte aan de beschikbaarheid van print-, scan- of kopieerfaciliteiten. Als je dat nu via een app op je smartphone zou kunnen faciliteren en je communiceert middels die app op je telefoon met de machine, de cloud en je andere informatiebronnen waarvan je gebruik wilt maken voor je werk? Als je vervolgens kunt betalen, net alsof je bij een webshop achter je pc aan het inkopen bent? Dat is nu precies wat deze applicatie mogelijk maakt.’

Dummy proof
Voor de gebruiker is SKUARIO heel gebruiksvriendelijk en eigenlijk dummy proof, maar qua technologie schuilt er een hele wereld achter. Van Veen: ‘Het biedt een cloud platform waarlangs de gebruiker en de machines met elkaar communiceren. De app op de MFP en de smartphone vormt de gebruikersinterface waaraan een zogenaamd microbetaalplatform is gekoppeld. Micro, omdat het bijna altijd om kleine bedragen gaat. Dat betekent tegelijkertijd dat het simpel en foutloos moet werken. De dienstverlener mag (en wil) er geen extra werk aan hebben en de gebruiker moet niet hoeven nadenken over hoe hij wat wanneer aan wie moet betalen. Via een e-wallet op je telefoon die is gekoppeld aan je SKUARIO-account werkt alles zoals we hadden bedacht: snel, eenvoudig, efficiënt en effectief. Niemand kan ‘zomaar’ met een stapeltje printjes weglopen, maar je hoeft je ook niet te identificeren als je bij de machine aankomt. Je start gewoon de applicatie op de MFP en de rest wijst zich vanzelf. Je geeft aan wat je wilt doen, printen, kopiëren, scannen of faxen, dan vraagt de machine om het document. Dat kan vervolgens een hard copy zijn, maar net zo zeer een document of setje documenten in allerlei verschillende formaten die je op voorhand al in je cloud-omgeving hebt opgeslagen en via je telefoon kunt bereiken of op een usb-stick die je bij je hebt. De MFP verwerkt de opdracht en zet hem klaar om verder te gaan. Een QR-code ontsluit vervolgens de betreffende taak voor betaling en zodra die wordt gescand met de smartphone en akkoord is gegeven, vindt betaling plaats en wordt de job afgerond. Dus je hoeft als dienstverlener niet achteraf proberen je geld te krijgen of moeizame processen met iDeal- of PINbetalingen te implementeren. SKUARIO regelt alles; eigenlijk halverwege de taak, als alles klaar staat om uit te voeren, kan de gebruiker de betaling doen en de taak afronden. Het hele proces is auditable en traceerbaar, maar niet op individueel niveau. Er hoeft zelfs geen verband te bestaan tussen de persoon die de opdracht geeft en degene die dat via de app betaalt. Iemand die bij zo’n Shared Office Center even een paar uurtjes werkt en iets wil scannen/printen/kopiëren wordt dus ook niet getraceerd. De taak wordt anoniem uitgevoerd en direct afgerekend. Daar komt niemand meer tussen. Vervolgens vindt er nog een (maandelijkse) afrekening plaats tussen de dienstverlener en de leverancier van de machine of een andere partij die dit aanbiedt.’

Eenvoudig, effectief en innovatief
Volgens het duo is er een sterke behoefte aan deze toepassing van document accounting. Juist omdat het zo eenvoudig is, effectief en de mobiele werker optimaal faciliteert, inclusief de afrekening. ‘Het is de volgende generatie document output & accounting toepassingen. Die sluit aan op de behoefte aan output die we nog altijd willen genereren, prints of digitaal. Met scans werkt het namelijk precies hetzelfde; dan hoef je niet te printen, maar kun je het document via de SKUARIOapp versturen naar een mailadres of naar jouw cloud-omgeving om op te slaan. ‘t Principe werkt helemaal hetzelfde’, aldus Van der Waal tot slot. ‘We hebben berekend dat met bijvoorbeeld een prijs van 0,05 cent per (enkelzijdige) afdruk voor de gebruiker het voor een dienstverlener al break even draait bij minder dan 500 printjes per maand. Dat lijkt mij toch geen probleem voor bijvoorbeeld zo’n Shared Office Center of een onderwijsinstelling.’

Een baanbrekende ontwikkeling? Niet voor niets staat Inepro voor Innovatieve NEderlandse PROducten…

TEKST EN BEELD: VAN DE REDACTIE

Plaats op:
Datum: 9 mei 2019
Bron: DocumentWereld
Gerelateerde artikelen  
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
20-08-2018 Achtergrondartikelen Het gaat niet om wáár het is, maar om wát het is
17-04-2019 Achtergrondartikelen Samenwerken bestaat grotendeels uit communiceren
02-05-2018 Achtergrondartikelen Iets digitaal beschikbaar hebben, wil nog niet zeggen dat je er iets mee kunt …
31-07-2018 Achtergrondartikelen Vertrouwd en betrouwbaar samenwerken, aangestuurd door intelligente technologie …
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,16 seconden.