Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 

In een fabriek voor drankblikjes staat een machine stil en verlamt een hele productielijn. Bij een output van 120.000 blikjes per uur kan het verlies bij stilstand in de tienduizenden euro’s lopen; hier is snel en efficiënt handelen geboden. De ervaren operator is op vakantie, de jonge engineer moet handelen. Hiervoor is het belangrijk dat de kennis van de ervaren collega beschikbaar is. Om deze reden wordt een gemeenschappelijke kennisdatabase bijgehouden waartoe hij indien nodig ter plekke toegang kan krijgen. Als de machine weer draait, kan de nieuw opgedane kennis direct geregistreerd en met foto’s en video’s onderbouwd worden.

Dit voorbeeld laat zien hoe belangrijk het is om de bedrijfskennis als centrale bron van het bedrijf en als eigenlijk uniek verkoopargument op te slaan. Zo kan deze kennis op elk moment onafhankelijk van het individu worden gereproduceerd om een gelijkblijvend hoogwaardig product te kunnen aanbieden. Eén probleem ligt voor de hand: medewerkers van alle afdelingen en evt. verschillende locaties moeten worden gemotiveerd om hun kennis en ideeën in een gemeenschappelijke kennisdatabase vast te leggen. Een effectieve samenwerking begint daarbij al helemaal onderaan: als een team met een groepspostvak werkt, moet duidelijk zijn of taken uitsluitend vanuit dat postvak worden afgehandeld of dat aanvragen ook vanuit het persoonlijke postvak worden beantwoord. Bij deze gestructureerde, maar verspreide gegevens komen natuurlijk heel veel ongestructureerde gegevens; hier willen we naast de brievenpost alleen de ook in 2018 nog alom aanwezige notitieboekjes en blokken noemen.

Om de uitdagingen van de toekomst echter met succes het hoofd te bieden, moeten de bereidheid om te delen en ook de doorlopende beschikbaarheid van aanwezige kennis gewaarborgd zijn. Het gaat erom dat zogenoemde ‘kennissilo’s’ worden vermeden. Dit is vaak lastig, zeker wanneer in het bedrijf nog geen cultuur van het delen van kennis heerst. Die cultuurverandering moet hét doel van elk bedrijf zijn dat in de toekomst verzekerd wil zijn van succes. Zonder de ondersteuning van een bedrijfsbrede IToplossing voor kennis- en informatiemanagement absoluut noodzakelijk.

Uitdagingen
Een dergelijk systeem moet uitgangspunten bieden voor het oplossen van de volgende uitdagingen:

  • Het moet informatie en kennis voor het snel oplossen van problemen beschikbaarstellen.
  • Het moet de mogelijkheid bieden om ervaringswaarden te delen.
  • Elke medewerker moet beschikken over voldoende informatie.
  • Het moet de medewerkers motiveren om hun kennis actief te delen.

Beslissend is daarbij natuurlijk dat niet de complete bedrijfskennis ‘zomaar’ voor iedereen toegankelijk mag zijn. Dat begint bij gevoelige medewerker- of klantgegevens, maar ook technische details over nieuwe of verdere ontwikkelingen kunnen vertrouwelijke of zelfs strikt geheime stukjes informatie zijn. Een systeem voor Enterprise-Content-Management (ECM) bundelt de bedrijfsgegevens in een centrale repository en biedt daarbij verschillende toegangsconcepten. Bij de ter beschikking staande  bedrijfsgegevens kan het gaan om binnenkomende e-mails en facturen, calculaties voor producten en overige, over alle systemen en locaties verdeelde gegevens. Alleen door het samenvoegen en structureren van deze gegevens kan de kwaliteit van de producten en diensten op lange termijn worden gewaarborgd.

Comfort tegenover veiligheid?
Maar niet alleen aantal en soort van de gegevensbronnen nemen toe: ook de mogelijkheden om deze gegevens te delen en te bewerken groeien gestaag. Werknemers werken tegenwoordig niet alleen meer plaats- en tijdonafhankelijk, maar inmiddels ook steeds meer platform- en kanaaloverschrijdend  met elkaar, zoals ze dat vanuit de privésfeer gewend zijn. Meestal letten ze daarbij niet op of de traceerbaarheid volgens de wettelijke voorschriften gewaarborgd is. Ook al willen veel systeemadministrators het niet graag horen: onbeperkte traceerbaarheid van alle voor het bedrijf relevante communicatie is nauwelijks te realiseren – de niet-toegestane kanalen zijn immers vaak de kanalen die gemakkelijker of toegankelijker zijn en zullen dus snel(ler) worden gebruikt. Afgezien van veiligheidslekken bestaat de mogelijkheid van informatieverlies door het gebruik van tools die zich niet in de eigen infrastructuur bevinden.

Om op te treden tegen deze ‘schaduw-IT’ moet het bedrijf ervoor zorgen dat de informatie-uitwisseling binnen de teams aan enkele criteria voldoet:

  • Snel: in de connected wereld is het absoluut noodzakelijk dat informatiesnel beschikbaar is.
  • Ongecompliceerd: gebruikersvriendelijkheid staat tegenwoordig centraal –niet meer alleen in de privésfeer, maarook in een zakelijke context.
  • Volgens wettelijke voorschriften (compliant):bewaar- en archiveringsplichten moeten in acht worden genomen net zo zeer als privacyregels.
  • Intuïtief: nieuwe software wordt alleen geaccepteerd, wanneer deze snel tebedienen is.
  • Aantrekkelijk: wat betreft design en esthetiek zijn de segmenten “business”en “privé” de afgelopen jaren naarelkaar toe gegroeid.
  • Mobiel en platformoverschrijdend: gegevens moeten via desktop- en mobiele apparaten ter beschikking staan.

Een kennisplatform kan alleen goed werken als alle medewerkers (liefst vrijwillig) goed meewerken. overtuig ze daarom van de voordelen – ook voor hen - en probeer altruïstisch handelen te bevorderen en zo een cultuur te creëren waarin kennisdeling de norm is. Door ‘het verzamelen van punten’ en speels vormgegeven kennis- of ervaringslevels kun je medewerkers aanzetten tot een actief en zinvol gebruik van het kennisplatform. Dit uitgangspunt van ‘gamification’ kan de motivatie van de gebruikers verhogen.

Gegevensanalyse als belangrijke functie
Als al deze voorwaarden zijn gecreëerd, dan is een grote stap in de richting van een bedrijfsbreed kennisbeheer en een uitgebreid kennismanagement gezet. Het samenbrengen van kennis in een centrale database leidt echter niet tot het gewenste doel zonder dienovereenkomstige mogelijkheden van analyse van deze snel groeiende en bij twijfel onoverzichtelijke hoeveelheid gegevens. Deze moet gemakkelijk en intuïtief kunnen worden doorzocht en gefilterd om de benodigde informatie snel en doelgericht beschikbaar te stellen. Moderne software-oplossingen zijn hiervoor uitgerust met Analytics-componenten waarmee in zeer korte tijd ook grote hoeveelheden gegevens kunnen worden geanalyseerd. De resultaten worden overzichtelijk weergegeven, de gebruiker kan hier prioriteren en in individueel in te richten persoonlijke dashboards de voor hem belangrijke gegevens laten weergeven. Door het optimaliseren van zowel de input als de output met deze mogelijkheden wordt het eigen bedrijfsbreed toegepaste systeem aantrekkelijk voor de medewerkers. Het gebruik van ‘schaduw-IT’ en alternatieve communicatiewegen verliest daardoor steeds meer aan betekenis.

Digitale oplossing
Moderne ECM-systemen bevatten een groot aantal functies die hiervoor de voorwaarden creëren. Bovendien bieden ze nog meer voordelen voor een efficiënte analyse en verdere verwerking van de in het systeem aanwezige gegevens. Medewerkers kunnen samenwerken via Collaboration-functies en zo met meerderen tegelijkertijd aan een document werken zonder dat de overzichtelijkheid hieronder lijdt. Door eraan gekoppelde chat-feeds kunnen ze ook voortdurend over het document discussiëren. Samen met een oplossing voor een resoluut kennismanagement in de vorm van een Knowledge Base kan zo bedrijfskennis verzameld, geanalyseerd en indien nodig beschikbaar gesteld worden, voor de medewerker in de buitendienst, de collega’s in een filiaal of voor de technicus die de schade aan de machine zo snel mogelijk moet verhelpen.


Tekst: Elo Digital Office
Beeld: 123rf.com

Plaats op:
Datum: 19 februari 2019
Bron: ELO Digital Office
Gerelateerde artikelen  
17-07-2018 Achtergrondartikelen Factuurmanagement via een ECM oplossing gemakkelijk gemaakt
25-01-2019 Achtergrondartikelen Duitse bouwer FREUNDLIEB zet grote stappen naar digitale toekomst
28-08-2018 Achtergrondartikelen Smartphone als mobiele werkplek en aanjager van de digitale economie
29-11-2018 Achtergrondartikelen Future in Print: no print in the future?
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,17 seconden.