Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 


Dankzij digitaal bouwdossier in ELOprofessional is

belangrijke informatie altijd beschikbaar

Het in 1901 in Dortmund opgerichte bouwbedrijf FREUNDLIEB Bauunternehmung GmbH blikt terug op een lange traditie. In de afgelopen decennia is het bedrijf tot ver buiten het Ruhrgebied uitgegroeid tot een begrip in de bouwbranche in Noordrijn-Westfalen. Met het systeem ELOprofessional voor Enterprise Content Management en mobiele oplossingen voor bedrijfsprocessen, heeft het familiebedrijf gekozen voor de stap naar de digitale toekomst.

Het in 1901 door Johann Freundlieb opgerichte bouwbedrijf, dat inmiddels door de vierde generatie wordt geleid, heeft zich ontwikkeld tot een dienstverlener rondom vastgoed. Daarbij heeft FREUNDLIEB altijd haar leidende principe van ‘bouwen op vertrouwen’ gevolgd: dit motto wordt bij de afwikkeling van alle projecten naar klanten, medewerkers en alle projectdeelnemers toe in praktijk gebracht. Om de toenemende papierstroom het hoofd te bieden vertrouwt FREUNDLIEB al meerdere jaren op ELO voor het opslaan en archiveren van documenten. Samen met de businesspartner van ELO, pcm GmbH, werd het projectsysteem in 2016 geheel gedigitaliseerd met het ECM-systeem ELOprofessional en werd met ELO for Mobile Devices een mobiele oplossing voor inzage in projectdossiers voor de buitendienst geïmplementeerd.

‘Bouwen op vertrouwen’
Het bouwbedrijf FREUNDLIEB Bauunternehmung GmbH & Co. KG werd op 23 mei 1901 in Dortmund-Hörde opgericht. Het bedrijf vindt zijn oorsprong in de ovenbouw in de staalindustrie. Intussen staat FREUNDLIEB echter ver buiten Dortmund bekend om integraal vastgoedadvies, innovatief en kostenefficiënt bouwen, klantgerichtheid en betrouwbaarheid.

De randvoorwaarden
voor de bouw van onroerend goed zijn in de afgelopen jaren fundamenteel veranderd: behoud van waarde, kostenefficiëntie, welzijn, gezondheid, duurzaamheid, energie-efficiëntie en behoud van natuurlijke hulpbronnen staan tegenwoordig centraal bij een op de toekomst gerichte bouwplanning. Dienovereenkomstig strekt het dienstenspectrum van FREUNDLIEB GmbH zich nu uit van de kernactiviteiten voor uitvoering van de  bouwwerkzaamheden tot alle diensten voor en na het bouwen. Met meer dan 80 medewerkers en een bouwomzet van meer dan 55 miljoen euro per jaar is FREUNDLIEB tegenwoordig een gevestigde speler in de bouwsector in Noordrijn-Westfalen, met name in het Ruhrgebied.

Het probleem: steeds meer papier
Volle orderboeken en de daarmee gepaard gaande toenemende stroom aan correspondentie, contracten, offertes en planningen hebben bij FREUNDLIEB in de herfst van 2015 geresulteerd in een nieuwe manier van denken: om technisch de vinger aan de pols te houden, wilde men enerzijds bestaande bedrijfsprocessen digitaliseren. Anderzijds moest het projectmanagement zodanig worden geoptimaliseerd dat overal en altijd toegang kan worden verkregen to relevante documenten en processen: aan het bureau en op de bouwplaats. In het bijzonder werden de volgende technische uitdagingen gedefinieerd:

  1. Digitalisering van bestaande archiveringsstructuren
  2. Geautomatiseerde digitale workflow voor de circulatiepost
  3. Mobiele toegang tot projectdossiers
  4. Uitgerust voor de toekomst met ELO Digital Office en pcm GmbH

Deze eisen konden door de ervaren businesspartner van ELO, pcm GmbH uit het dichtbijgelegen Hagen, in recordtempo worden gerealiseerd. In slechts vier maanden tijd werd met behulp van ELOprofessional de bestaande archiveringsstructuur digitaal aangepast en een geautomatiseerd proces voor de circulatiepost met de workflow van ELO gerealiseerd. Bovendien kunnen medewerkers dankzij het digitale bouwdossier op elk moment mobiel toegang krijgen tot alle voor het project relevante informatie en deze zelfstandig via het gebruik van tablets aanvullen.

Gedigitaliseerde archiveringsstructuren
Voor het archiveren en onderzoeken van allerlei soorten stukken en documenten (zoals correspondentie, facturen enz.) wordt intussen in het hele bedrijf de ELO Client gebruikt. De bestaande bestandsstructuur werd hiervoor overeenkomstig aangepast. Het voordeel: met de duplicaatcontrole van ELOprofessional wordt gewaarborgd dat elk stuk maar één keer wordt gearchiveerd. Bovendien maken geautomatiseerd aangemaakte overdrachtsmappen en een digitaal bouwdossier de samenwerking tussen afzonderlijke afdelingen eenvoudiger: elke medewerker is daardoor altijd op de hoogte. Ten slotte wordt met behulp van het versiebeheer en de talrijke rapportagemogelijkheden van ELOprofessional voldaan aan eisen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance.

Geautomatiseerde postcirculatie
Voor de postcirculatie in het bedrijf werd met behulp van de ELO-workflow een digitaal proces opgezet. Na het scannen van de inkomende zakelijke post kiest het secretariaat via de speciaal voor het project geïmplementeerde knop ‘Postcirculatie’ de afdeling waaraan de post is geadresseerd. Er start een automatische workflow die enerzijds de documenten digitaal bij de juiste afdeling bezorgt en anderzijds de directie ter kennisneming informeert. Via een andere knop ‘Voor kennisgeving aangenomen’ kan de directie het proces met een druk op de knop afsluiten. Op deze manier bereikt de circulatiepost sneller de juiste geadresseerden en alle verantwoordelijke afdelingen en personen zijn geïnformeerd.

Mobiele toegang op de bouwplaats
Een beslissend voordeel van ELOprofessional is het mobiele gebruik van de oplossing op de bouwplaatsen. Met behulp van tablets en de app ELO for Mobile Devices kunnen medewerkers onderweg optimaal worden gekoppeld aan de centrale infrastructuur. Dankzij het digitale bouwdossier is belangrijke informatie altijd beschikbaar, waarbij het niet uitmaakt vanaf welke plek toegang wordt verkregen tot het ELO-archief. Bovendien kunnen met de tablet op de bouwplaats op elk moment documenten en gegevens aan een bestaand bouwdossier worden toegevoegd: met de camera gemaakte foto’s of zelf gemaakte aantekeningen worden eenvoudig naar ELO overgebracht.

Conclusie en perspectief
Met ELOprofessional werden bij FREUNDLIEB analoge processen geautomatiseerd en een systeem voor modern Enterprise Content Management opgezet. Tegenwoordig werken de meer dan 80 medewerkers afdelingsoverschrijdend met ELO en profiteren van digitale bedrijfsprocessen. Voor de diverse mogelijkheden die het mobiele gebruik van de oplossing in combinatie met het digitale bouwdossier biedt, werd het project door ELO Digital Office GmbH in het verkooprayon West bekroond tot Project van 2017. Samen met pcm GmbH plant FREUNDLIEB al de volgende projecten: ELO moet als centrale oplossing voor kennismanagement in het hele bedrijf opgezet en verder uitgebreid worden. Daarnaast denkt het familiebedrijf al na over een oplossing voor de verwerking van inkomende facturen met de Business Solution ELO Invoice en bouwt daarmee verder aan de digitale toekomst.

TEKST: ELO DIGITAL OFFICE
BEELD: PRODUCTION PERIG / SHUTTERSTOCK

Plaats op:
Datum: 25 januari 2019
Bron: ELO Digital Office
Gerelateerde artikelen  
19-02-2019 Achtergrondartikelen Digitaal kennismanagement als norm in plaats van onbenaderbare kennissilo’s …
17-07-2018 Achtergrondartikelen Factuurmanagement via een ECM oplossing gemakkelijk gemaakt
24-07-2018 Achtergrondartikelen Koppeling DocBase en DokuStar met backoffice blijkt gouden greep
30-06-2016 Video-marketing Top trend 2016: Videomarketing
28-08-2018 Achtergrondartikelen Smartphone als mobiele werkplek en aanjager van de digitale economie
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,16 seconden.