Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


Digitalisering heeft een enorme sprong in efficiency mogelijk gemaakt voor veel organisaties. Met de komst van de smartphone als ultieme vorm van mobiliteit is daar nog een flinke stap bijgekomen. Altijd inzicht in je agenda, je mail, en daarmee steeds direct op de hoogte en bereikbaar. De digitale economie kent bijna geen grenzen: de waarde wordt geschat 20 biljoen euro en 14 procent van het wereldwijde bruto binnenlands product.

Van de redactie

De kunst is nu om er je voordeel mee te doen voor je eigen organisatie. Intelligent informatiebeheer ligt daaraan ten grondslag. Maar hoe doe je dat? En wat is intelligent? De plaats waar informatie wordt opgeslagen bepaalt al in hoge mate de intelligentie. Binnen een organisatie moeten de medewerkers kunnen weten (of in ieder geval kunnen beredeneren) waar bepaalde informatie zich bevindt. Dat betekent bijvoorbeeld dat naamgeving belangrijk is. Een foto wordt automatisch onder een nogal vage naam als IMG0003345.jpg opgeslagen. Geen idee wat of hoe en waar je die ene foto later nog kunt terugvinden.

Handmatig benoemen van bestanden, beeld, video of tekst maakt daarin geen verschil, is veel werk en foutgevoelig. Machine learning is een technologie waarbij de computer zelf op slimme wijze kenmerken
herkent en die gebruikt om er een naam aan te geven en op de juiste plaats op te slaan in de juiste context. Naast een juiste benaming en juiste plaats is het ook zaak documenten te beveiligen. Tegenwoordig zijn de risico’s op (imago)schade bij verlies of lekken van gegevens enorm. Nog los van de individuele schade wanneer het bijvoorbeeld gaat om persoonsgebonden informatie. Niet voor niets geeft ook de nieuwe privacywet GDPR duidelijke richtlijnen omtrent beveiliging van informatie. Wie niet op zijn minst de moeite neemt daaraan gevolg te geven is feitelijk gewoon strafbaar. Alles rondom een document moet bovendien, in het kader van diezelfde wetgeving maar ook in het kader van efficiënte bedrijfsvoering, transparant en controleerbaar zijn. Het vastleggen (loggen) van alle handelingen rondom de informatie moet daarom adequaat en voor iedereen begrijpelijk zijn geregeld.

Wie deze aspecten in ogenschouw neemt zal erachter komen dat daarmee ook de vindbaarheid van documenten verbetert. Daarvoor zijn echter wel systemen nodig die met deze nieuwe technologie kunnen omgaan. Automatisering van al deze handelingen, inclusief de verwerking van data, levert immers een grote bijdrage aan een volgende stap in efficiency en effectiviteit en daarmee dus ook aan een betere bedrijfsvoering. Meer inzicht geeft meer toegevoegde waarde.

Mobiliteit
De opkomst van de smartphone, tablets en mobiele applicaties heeft grote invloed gehad op hoe we werken, omgaan met elkaar en omgaan met informatie. Er zitten echter ook de nodige nadelen aan: zo is het fenomeen Bring Your Own Device (BYOD) een bekend probleem. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers ook met hun eigen smartphone toch veilig en vertrouwd kunnen omgaan met bedrijfsinformatie? Voorspellingen over de aantallen smartphones in 2020 lopen nogal eens uiteen, maar volgens fabrikant Ericsson zijn er in 2020 zo’n 6.1 biljoen (6.1 met negen nullen dus…) smartphones in gebruik. Meer smartphones dan vaste telefoons. De smartphones van vandaag de dag hebben ons werken en leven echter nú al drastisch veranderd: volgens een Harvard Business Review Report checkt 68 procent van de smartphonegebruikers na het wakker worden hun telefoon binnen vijftien minuten en heeft 87 procent zijn of haar smartphone altijd bij zich of ze nou wakker zijn of slapen.

Volgens een ander onderzoek kijken we bijna 200 keer per dag onze smartphone. Of er nu een melding is of niet. Deze vooruitgang houdt direct in dat met die grotere mobiliteit ook de informatie mee moet kunnen bewegen met de gebruikers. Dat betekent niet direct dat die informatie op het device hoeft te staan, maar wel dat er mobiele toegang mogelijk moet zijn om er onderweg mee te kunnen werken. Cloud-toepassingen zijn dan ook bijna niet meer weg te denken. En het blijft maar doorgaan.

IT-afdelingen wereldwijd moeten rekening houden met de impact van de vraag naar mobiele toepassingen om informatie te kunnen gebruiken. De medewerker wil altijd en overal toegang kunnen hebben tot de voor hem belangrijke informatie. Ook privé. Dat betekent tegelijk dat zakelijk en privé meer en meer door elkaar zullen lopen, want alle acties verlopen steeds meer langs diezelfde smartphone. Dat is een ontwikkeling om terdege rekening mee te houden. Niet alleen om te kunnen blijven (onder)scheiden waar je op welk moment mee bezig bent, maar zeker ook vanwege veiligheid en vertrouwelijkheid van informatie. Voor je het weet is er sprake van een datalek.

De mobiliteit van consument en medewerker is niet meer weg te denken en zal alleen nog maar  toenemen. Niet iedere organisatie kan hier echter al mee omgaan. Het wordt hoog tijd om aandacht te besteden aan nieuwe manieren van werken, toenemende hoeveelheden informatie en stijgende mobiliteit van medewerkers, applicaties en devices. Die devices, smartphone voorop, zijn de aanjagers van de nieuwe economie, de digitale economie.



Beeld: 123RF.COM, Danta Creatieve Communicatie

Plaats op:
Datum: 28 augustus 2018
Bron: DocumentWereld / Magazine EIM professional
Gerelateerde artikelen  
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
18-04-2018 Achtergrondartikelen Hoe houden we grip op alle informatie die de organisatie binnen komt?
11-07-2018 Achtergrondartikelen Natural Language Understanding als basis voor aansturing informatieprocessen …
08-08-2018 Achtergrondartikelen Willen we het eigenlijk wel… die IoT-tunnel?
20-08-2018 Achtergrondartikelen Het gaat niet om wáár het is, maar om wát het is
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,1 seconden.