Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


De wereld volgens M-Files: creëer
een wereld ‘driven by metadata’


Door Gartner zijn ze bestempeld als ‘visionairy’, maar founder en CTO Antti Nivala ziet ‘zijn’ bedrijf M-Files vooral als pragmatisch. Als specialist in het verwerken en structureren van ongestructureerde informatie ziet Nivala bedrijven worstelen met groeiende hoeveelheden informatie, toenemend aantal bronnen en verspreide locaties, over de wereld bijna. ‘Het belang van structuur aanbrengen, bij voorkeur geautomatiseerd door intelligente herkennings-, analyse- en classificatiesoftware, wordt met de dag groter. Zonder de juiste metadata kun je informatie niet meer goed beheren. Maar je moet die metadatering wel op een intelligente manier kunnen doen. Handmatig allerlei gegevens toevoegen is geen optie meer.’

Van de redactie

Antti Nivala: ‘Het is lang de wens van veel gebruikers (en onder druk daarvan ook van leverende partijen) leveranciers geweest, en misschien nog wel: alle informatie in één systeem, in één repository, onderbrengen. Dan weet je in ieder geval waar het is’, licht Nivala zijn visie toe. ‘Dat werkt echter niet. Niet meer, maar heeft eigenlijk nooit gewerkt. Je kunt simpelweg niet alle relevante informatie in één repository stoppen. Er zijn te veel ontwikkelingen, zowel technisch als maatschappelijk, die dat onmogelijk maken, maar ook praktisch is dat in veel gevallen niet haalbaar of zelfs niet wenselijk, omdat bedrijven nu eenmaal niet snel afscheid nemen van bestaande systemen en informatie daarin. Nu gaan bedrijven daarvan de nadelen ondervinden: de hoeveelheid informatie, variëteit van bronnen groeit zienderogen, zoel intern als extern. Bovendien: geen bedrijf is alleen.
Iedereen maakt deel uit van interne en externe supply chains, van communities, van gebruikersgroepen en ga zo maar door. Het is echt een illusie om te denken dat je al die relevante informatie in één repository kunt onderbrengen. No way! Je moet het zoeken in intelligente architectuur en slimme manieren om informatie te determineren en te metadateren. Anders ga je het pleit verliezen.’

Informatie is overal
‘Informatie is overal, en in plaats van proberen bestaande systemen te vervangen, is het slimmer om te bezien hoe je de content en informatie die daarin is opgeslagen, eenvoudig toegankelijk en beheersbaar kunt maken/houden, zonder te migreren. Het gaat erom hoe je die informatie, onafhankelijk van waar het is opgeslagen, kunt classificeren én verrijken. Zodanig dat daarmee het onderscheid met andere informatie wordt gemaakt. Classificeren (het is een factuur, een memo, een projectplan etc.) is slechts een onderdeel van het gebruik van metadata. M-Files trekt dit veel verder door en verrijkt die informatie. Waar gaat het om: welke klant, welk project, welke afdeling, welke workflow status heeft het, wanneer is het aangemaakt, goedgekeurd, end-of-life gegaan… Al deze zaken maken dat stukje content uniek en kun je gebruiken om het te vinden, om het (automatisch) te verwerken of om toegang (autorisatie) te verlenen aan een gebruiker.’

Nivala: ‘Het draait dus niet om dat je weet wáár het is, maar dat je weet wát het is, waar het over gaat, wat de relevantie is. Het draait om op een slimme manier relevante informatie te herkennen, weten waarom die informatie relevant is, in welke context en dan vervolgens die koppelen aan al bestaande informatie(-systemen). Monitoring informatie is belangrijker dan plaatsbepaling.’

Geen technisch verhaal
Nivala wil er geen technisch verhaal van maken. Daar hebben gebruikers geen behoefte aan. Die gaan juist voor het gemak. ‘Je zou een vergelijking kunnen maken met bijvoorbeeld partijen als Spotify of  Netflix, die een soortgelijke metadata-driven aanpak hebben. Bij het presenteren van muziek of films aan gebruikers gebeurt dat op basis van genre, jaartal, album, acteur or muzikant en zelfs gebruikersgedrag (Netflix doet een suggestie voor een bepaalde actiefilm omdat je gebruiksgedrag aantoont dat je hierin  geïnteresseerd bent): allemaal metadata! Dat doen wij met informatie. Feitelijk is het een slimme technologie die ten grondslag ligt aan de Intelligent Metadata Layer die we met M-Files op de markt brengen. Het belangrijkste is om zichtbaar te maken wat relevante informatie is en wie die nodig heeft in een bepaald proces. Los van bronnen, intern of extern. Wij zijn in staat om dat geautomatiseerd en intelligent te doen, waardoor je gebruikers niet hoeft lastig te vallen met het handmatig zoeken van informatie en toevoegen van onderscheidende of juist koppelende kenmerken. Je hoeft ze ook niet te vragen om te gaan met moeilijke interfaces, technische vragen en ingewikkelde termen. Het gebeurt allemaal geautomatiseerd op de achtergrond en zij kunnen de voor hen belangrijke informatie eenvoudig vinden en gebruiken. Eigenlijk is dat het enige criterium dat voor hen geldt: beschik ik over de actuele, juiste en volledige informatie op het moment dat ik het nodig heb en het opvraag?’

GDPR als zwaard van Damocles
De nieuwe Europese wetgeving, de GDPR, hangt als een zwaard van Damocles boven de markt, ziet ook Nivala. ‘Nu is de druk om precies te weten wat je hebt groter dan ooit. Eenvoudige tools voor de gebruikers zijn cruciaal om grip te kunnen houden op al die informatie die vandaag de dag organisaties binnenkomt en er doorheen vloeit. Is het niet eenvoudig genoeg of vraagt het (te veel) inspanningen van gebruikers, gaan ze er omheen werken. In de toekomst draait het, nog meer dan nu, om slimme, geautomatiseerde oplossingen om structuur aan te brengen in informatie. Dus informatiemanagement op basis van wát het is in plaats van wáár het is. Dat maakt je minder afhankelijk van veranderende omstandigheden rondom de informatie. En je kunt precies uitleggen aan een toezichthouder wat je hebt aan gevoelige informatie. Goede en intelligente metadatering maakt het altijd vindbaar. Of het nu gaat om documenten of andere vormen van informatie.’ Op die manier houd je grip op informatie in relatie tot de GDPR. Deze intelligente manier van metadateren maakt het mogelijk rollen en functies aan informatie te koppelen. Medewerkers die niet bevoegd zijn, krijgen zo niets onder ogen dat zij niet mogen zien. Of er komt een melding dat het gaat om zogenaamde tot Personen Herleidbare Informatie (PHI). En dat daar dus consequenties aan hangen bij gebruik. Slimme IT weet precies wat er is en koppelt naast de metadata ook de betrokken rollen en functiesaan specifieke informatie.’

Artificial Intelligence geeft extra dimensie
De groeiende behoefte aan goede metadatering gekoppeld aan objecten om letterlijk plaats- en tijdonafhankelijk informatie te kunnen monitoren is volgens Nivala ook de aanleiding om Artificial Intelligence (AI) toe te voegen aan documentmanagement (DM). Nivala: ‘Met de toevoeging van AI aan DM krijg je een extra dimensie. Informatie wordt intelligent op basis van inhoud en context opgeslagen. Dat hoeft niet direct bij andere daaraan gerelateerde informatie te zijn, maar zodra de zoekvraag gaat over die specifieke informatie, komt álle gerelateerde informatie naar boven, waar die informatie zich ook bevindt, ook als het van andere bronnen moet komen van buiten de organisatie bij bedrijven waar je mee samenwerkt in de supply chain. Koppelingen op basis van inhoud over systemen heen maken dat mogelijk. Het vormt zo alsnog één single source of truth, maar dan virtueel, fysiek geldt dat uiteraard niet en dat is ook niet nodig.’
Kunstmatige Intelligentie als toevoeging om informatie te signaleren, te analyseren en te classificeren in een lerend en zelfsturend systeem komt er dus aan, maar het zal niet eenvoudig zijn. Nivala: ‘Technisch is het heel lastig, maar de ontwikkelingen gaan erg snel. Je moet bovendien niet denken dat op die manier heel snel beslissingsprocessen volgens AI en robotica genomen gaan worden. Dat kan, maar dat geldt dan voor routinematige beslissingen, bijvoorbeeld op basis van het betalen van een factuur of het toekennen van een lening. Strategische beslissingen worden (voorlopig, en misschien wel altijd) door mensen genomen.’

GDPR-compliant
Nivala wil nog een ding toevoegen met betrekking tot de GDPR: ‘Je leest tegenwoordig maar al te vaak dat een systeem zogenaamd GDPR-compliant is. Dat kan niet. Dat is hetzelfde als zeggen dat een USB- stick GDPRcompliant is. Het gaat niet om het systeem zelf, het gaat om de organisatie, de afspraken die je maakt, de manier waarop je omgaat met informatie en waarop je een systeem gebruikt: een systeem kan je helpen om op efficëntere wijze compliant te worden, maar een systeem op zichzelf maakt je niet GDPR-compliant. Goede, slimme IT kan je helpen om informatie te identificeren, te analyseren en te lokaliseren en misschien direct te verplaatsen naar een afgeschermde plek indien nodig. That’s it. Maar dat is al heel intelligent, eerlijk gezegd. Het is aan de organisatie om het op de goede manier te gebruiken.’

Beeld: M-Files

Plaats op:
Datum: 20 augustus 2018
Bron: DocumentWereld / Magazine EIM professional
Gerelateerde artikelen  
08-11-2017 Achtergrondartikelen Intelligente opwaardering van digitale documenten noodzakelijk
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
11-07-2018 Achtergrondartikelen Natural Language Understanding als basis voor aansturing informatieprocessen …
21-09-2017 Achtergrondartikelen Nieuwe wet- en regelgeving hét moment om databerg aan te pakken
28-08-2018 Achtergrondartikelen Smartphone als mobiele werkplek en aanjager van de digitale economie
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,12 seconden.