Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


Informatievoorziening als fundament voor goed functioneren Nationale Politie:


De vorming van één Nationale Politie was een stevige impuls om de informatiehuishouding van de politie eens flink op de schop te nemen. De consequentie was dat van 26 individuele en fragmentarisch opererende politiekorpsen één samenhangend bedrijf moest worden gemaakt. Een van de belangrijksteinstrumenten was: een groot Informatievoorzieningsprogramma van ongeveer vijf 5 jaar. Dit om af te komen van zoveel mogelijk van de ‘oude werkprocessen en oude ICT spullenboel’ en een nieuw kans om alles beter op elkaar af te stemmen. Doel: één, meer consistente en coherente informatieorganisatie ten dienste van de politieorganisatie die in staat zou zijn de criminaliteit voor te blijven. Toegankelijke informatie is een belangrijk onderdeel voor het slagen daarin.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Van de redactie

Door toenemende digitalisering en individualisering verandert de maatschappij. Daarmee verandert ook de criminaliteit en de eisen die de maatschappij aan de politie stelt. Dat vereist dat de ‘lange arm van de politie’ ook in de zin van de informatievoorziening sterk genoeg is voor de politie als geheel. Zowel bijvoorbeeld voor de wijkagent op internet als voor de forensisch expert op straat. Agenten moeten erop kunnen vertrouwen dat ze de juiste informatie op het juiste moment hebben. Zij hebben dat dagelijks nodig om hun beslissingen te nemen. En soms gaat het daarbij om leven of dood. Zie daar de uitdaging voor de Nationale Politie om te komen tot één eenduidig en consistent informatiefundament.

Eén organisatie
Daarom was er een Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie (AVP) van ongeveer 5 jaar met als doel om de Nationale Politie naar ‘de volgende generatie blauw op straat’ te brengen, bediend door en gediend met een adequate informatievoorziening. Dat betekent zoveel als: maak van 26 organisatie, gevoed door een flexibele, goed geoliede informatiemachine die de dienders op straat bedient. Ook wordt van de informatieorganisatie gevraagd in voorkomende gevallen snel helderheid te verstrekken, zodat transparant verantwoording kan worden afgelegd naar de leiding, bevoegd gezag en maatschappij. Ruud Staijen, programmamanager Operationele Voorzieningen AVP: ‘Het was en is nog steeds ‘one hell of a job’, maar terugkijkend hebben we meters gemaakt! Voor de duidelijkheid: er zijn ook dingen nog niet klaar of nog niet gelukt of nog onderweg naar de gebruiker. We zijn nu echter een heel eind op de goede weg. Je kunt als diender één vraag stellen en je krijgt uit meer dan 25 systemen het antwoord wat we als politie weten van die persoon, auto of locatie.



Deze informatie krijgt de collega plaatsonafhankelijk op zijn smartphone, tablet of op bureau op zijn desktop. We maken samen een ontdekkingsreis van zoeken naar vinden. Dat is een behoorlijk zware en lange expeditie. Het ontwikkelende wijs werken vraagt om een andere manier van communicatie naar gebruikers en de omgeving. Gebruikers zagen en zien soms echt door de bomen het bos niet meer. En vergeet niet: we zaten ook nog midden in een personele reorganisatie. Maar het gaat, alhoewel langzaam, nu vooruit en er is echt ‘licht aan het einde van de tunnel’. Veel gebruikers die door collega’s is verteld wat er kan en hoe ze van de nieuwe voorzieningen gebruik kunnen maken zijn enthousiast.’
Maar er is méér, vervolgt Staijen. ‘Er is een overkoepelende portal (Agora) die het voor collega’s mogelijk maakt digitaal met elkaar te communiceren en dingen te delen. Er zijn moderne informatiesystemen gekomen voor de ontsluiting van big data waarmee ‘google like’ vragen kunnen worden beantwoord en ‘Google maps’-achtig locaties in beeld worden gebracht. Er zijn steeds meer landelijke voorzieningen om informatie vast te leggen in het Operationeel Politie Proces. En dit, steeds meer, in de samenhang die we nastreven. We zijn er nog niet, maar het gaat de goede kant op’. Toch relativeert Staijen ook. ‘Deze op  moderne platformen gebaseerde informatievoorzieningen bereiken pas écht hun doel, als ze ook ‘de laatste meter hebben afgelegd en de gebruikers het als hun dagelijks gereedschap beschouwen.’
‘Er waren 26 min of meer autonome organisaties waarin iedereen op zijn manier zijn stinkende best deed het werk zo goed mogelijk te doen, maar waar per saldo de beoogde effectiviteit niet gehaald werd en de crimineel de dans ontsprong. Oorzaak daarvan was vooral de ouderwetse en gefragmenteerde informatievoorziening. Politiemensen voerden de gegevens veelvuldig in op verschillende plaatsen en het zoeken naar antwoorden op vragen moest in veel systemen gebeuren. Inefficiënt, tijdrovend, foutgevoelig en niet effectief. Politiemensen willen het liefst één keer invoeren en gegevens van andere overheidsdiensten hergebruiken. Het framework genaamd het Operationeel Politie Proces (OPP) vormt de basis voor de nieuwe (toekomstige) informatievoorziening. Deze basis biedt een ontwerp voor de ondersteuning van alle operationele politieprocessen, gebaseerd op landelijk beschikbare, geïntegreerde gegevens.’ ‘Dit Operationeel Politie Proces moest daarvoor worden heringericht en een flexibele en modulaire basis vormen voor één Nationale Politie met de mogelijkheid om, ook voor de langere termijn,
mee te blijven gaan met technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Zaken als integratie met informatiesystemen van ketenpartners, sociale media, mobiele telefoons en apps die je altijd en overal kunt raadplegen moesten niet langer wishfull thinking zijn voor de politieagent op straat. Hij moet daarin voorop kunnen lopen. Hij moet de criminelen immers voor blijven. Dát was de insteek van dit programma. Het gefragmenteerde bedrijf moest bij elkaar worden gebracht en worden voorzien van de juiste hulpmiddelen om het moderne politiewerk aan te kunnen. Informatietechnologie speelt daarin een belangrijke, maar niet de hoofdrol.’



Business change
Staijen draagt op veel plaatsen zijn ervaringen met dit project uit. ‘Als we over dit soort veranderingen praten, is het beeld al gauw dat het een ICTprobleem is. En waarom zouden we in deze moderne wereld dit niet ook bij de politie kunnen. Liefst een beetje snel graag.... Ik zou dat graag wat nuanceren. Het is in de eerste plaats een organisatievraag. Hoe wil de politie haar werk en werkprocessen stroomlijnen? Wanneer daar géén overeenstemming over bestaat, of wanneer de verschillen groot zijn, doe je het nooit goed. Eerst organiseren dan automatiseren geldt ook anno 2017 nog steeds. Als we het dan eens zijn en we hebben nieuwe ICT, dan moet de gebruiker niet alleen verleid worden maar moet hij vanaf het eerste moment betrokken zijn bij het maken van zijn nieuwe gereedschap. Het belang van de organisatie en verandering van dit soort grote processen wordt vaak onderschat. Daarom vragen dit soort ‘kleine’ revoluties ook tijd, energie en vasthoudendheid. En misschien zijn het daarom wel evoluties. Of zoals een Engelse politiecollega mij ooit leerde: It is al about business change, business change, business change and there is also some IT involved. That takes time and a lot of energy. Dat is wat ik noem: de laatste meter….’

Verandertraject begeleiden
Dat betekende echter een grote verandering voor de hele politieorganisatie. En net als bij elke andere organisatie die voor dergelijke grote veranderingen staat: er was best wel wat argwaan in den beginne. En eerlijk is eerlijk: op veel plaatsen is die scepsis er nog. Dat vereiste de nodige begeleiding en aansturing. ‘Men had toch het gevoel dat met al die nieuwe technologie en veranderende procesinrichting banen op de tocht zouden komen. Dat was nu juist niet de bedoeling! Het ging en gaat er juist om de bestaande man- en vrouwkracht optimaal in te zetten. Dat kan in deze maatschappij alleen als ze worden voorzien van de juiste informatie op het juiste moment. Het zou ze dus juist helpen hun werk beter te doen. Je wordt immers geen politieagent om tot in het oneindige formuliertjes in te vullen met steeds weer dezelfde gegevens…
Iedereen moest even wennen aan de plannen, maar door op de juiste momenten te communiceren waar we mee bezig waren en wat we al hadden bereikt en het de mensen ook daadwerkelijk te laten zien, hebben we nagenoeg iedereen op hetzelfde pad gehouden. Dat managen van onze in- en externe stakeholders is dagelijks werk. Daar zitten we nog midden in en vraagt veel energie, vooral om telkens opnieuw de Samenhang der dingen uit te dragen.’



Gefaseerde aanpak
Het project kende een aantal fases. ‘Allereerst was er een fase van stabiliseren. Dus geen nieuwe dingen meer aan de oude systemen hangen, niet weer met iets aankomen waar slechts één of een paar regio’s wat aan zouden hebben. Dat gebeurde in het verleden nogal eens. Er was dan behoefte aan een specifieke functionaliteit en die werd dan voor één of twee korpsen gebouwd en aangehaakt om het bestaande systeem. Van de aanpak ‘voor elk probleem één systeem’, willen we nu definitief afscheid nemen. We hebben gelukkig ook al behoorlijk wat oude systemen weten te saneren. Het daadwerkelijk uitzetten van de oude spullenboel is echter een specialisme gebleken. Je pakt mensen hun ‘kindje’ af en ze krijgen er niet altijd - op korte termijn althans - iets beters voor terug. We geven nu zelfs lezingen onder de titel: ‘de kunst van het uitzetten’ om bij iedereen het belang van de samenhang der dingen onder de aandacht te brengen.’
Specialiseren is mooi, maar dat is inmiddels wel achterhaald. Er moest één generiek platform komen waar alle regio’s en gebruikers mee waren gediend. Staijen: ‘De tweede fase betrof het verbeteren van de situatie, dus oude redundante systemen uitfaseren, dubbele informatie verwijderen, gegevens op orde brengen etc. Vervolgens moesten we opnieuw beginnen met een integrale benadering. Dat maakt eenmalige opslag en meermalig gebruik mogelijk. De derde fase tenslotte betrof de fase van innoveren: op weg naar die zaken die een belangrijke bijdrage en toegevoegde waarde aan het politiewerk zouden leveren.’

In die derde fase (de innovatiefase) onderscheidde Staijen een drietal belangrijke ontwikkelingen:

  1. Inzet van Big Data (open sourse based): door eenmalige opslag en koppeling van systemen en ontsluiting langs meerdere wegen, komt informatie altijd en overal beschikbaar voor de mensen die het op een bepaald moment nodig hebben. De informatie gestuurde politie…
  2.  Het Registratief Proces optimaliseren tot het Operationeel Politie Proces (framework aproach): eindelijk afkomen van het steeds weer opnieuw invoeren van gegevens doordat informatie niet (tijdig of overal) beschikbaar is. De praktijk was dat door het steeds maar weer opnieuw of half aan elkaar knopen van systemen en systeempjes er inmiddels, verdeeld over de 26 korpsen, zo’n 1800 systemen in gebruik waren voor het registratief proces. Met als resultaat dat de agent tientallen keren dezelfde informatie moest registreren. Daar viel veel winst te halen.
  3. De inzet van Agora als portal (SharePoint based) als dé ingang naar ‘het fundament’. De eerste twee zaken maken het mogelijk de informatie in één groot centraal digitaal depot op te slaan, waarna via de portal altijd toegang is tot de meest actuele en volledige informatie, altijd en overal, uiteraard beveiligd waar van toepassing en niet alles voor iedereen. Deze portal wordt nu nog vooral gebruikt voor opzoeken, maar moet straks het werkblad worden voor de agent, of het nu gaat via vaste computers, mobiele telefoon of tablets etc.


Wet- en regelgeving
Bij al deze zaken speelt uiteraard op de achtergrond mee dat alles te allen tijde moet voldoen aan wet- en regelgeving. En daar ook op moet kunnen blijven inspelen. Staijen: ‘Het kan en mag niet zo zijn dat wanneer ergens een wet verandert, het informatiesysteem volledig op zijn kop moet om weer te kunnen voldoen aan die wet. Voor ons is in dat opzicht vooral de Wet Politie Gegevens (WPG) belangrijk. Het Operationeel Politie Proces voldoet daarom ‘by design’ aan alle juridische kaders rondom het verwerken van gegevens. Daarbij wordt overigens onderscheid gemaakt in de kwalificatie van de informatie waarover wij (mogen) beschikken. Daaraan zijn vervolgens autorisaties gekoppeld met bevoegdheden, zodat niemand bij informatie kan waar hij of zij niet toe gerechtigd is. Dat is best complex om te realiseren, vandaar ‘by design’.’
Belangrijke thema’s die aan de orde komen bij dergelijke gegevensbewerking en -beschikbaarstelling zijn:

  • Autoriseren
  • Beveiligen
  • Verwerken
  • Verwerkingsgrondslagen
  • Verwerkingstermijnen
  • Intern en extern verstrekken
  • De ondersteunende politietaken alsmede het toezicht
  • Verantwoording en rechten van betrokkene


Ketendenken en verandering
‘Het is belangrijk dat mensen ervan doordrongen zijn dat we als Nationale Politie deel uitmaken van een complete en complexe keten en van vele netwerken. Deze netwerken en ketens hebben baat bij een goed opererende rechtstaat’, aldus Staijen. ‘Alles wat bij politie en justitie gebeurt, heeft immers impact op onze netwerk- en ketenpartners, op (delen van) de maatschappij, de imagovorming en (de perceptie over) het functioneren van de politie. Wij maken als Nationale Politie onderdeel uit van een belangrijke keten in de wetshandhaving, net zo zeer als Justitie dat doet, of het ministerie, de KMar, de RDW en ga zo maar door. De politie staat midden in de netwerksamenleving en werkt o.a. samen aan veiligheid met burgers, buurten, gemeentes, brancheorganisaties en ondernemingen. Toepassingen die worden gebruikt om informatie te kunnen vastleggen, inzien en eventueel te muteren moeten voldoen aan strenge eisen aangaande de hiervoor genoemde functionaliteit als het gaat over de beschikbaarheid van de informatie etc. Uitgangspunt hierbij is één landelijke geïntegreerde gegevensverzameling waar alle wetsdienaren op de juiste manier toegang toe krijgen.’

Transitie
De verandering is groot en vereist inspanning; het beoogde resultaat is wellicht nog groter. ‘De transitie naar de nieuwe situatie is op deze wijze niet alleen maar een zaak geweest - en nog - van het optimaliseren van de informatievoorziening: het gaat net zo zeer over nieuwe manieren van samenwerken van agenten, organisatie, ICT en leiding. Het vereist vooral dat er goede afspraken moeten zijn met alle betrokkenen over elkaars verantwoordelijkheden. Op die manier zijn we in staat de politieorganisatie te versterken ten gunste van de samenleving. En we plukken er zelf ook de vruchten van, want juist door deze randvoorwaarden goed in te vullen, kunnen we als politie beter ons werk doen en worden we daarin niet langer belemmerd door allerlei administratieve taken.’

Inspiratiebron
‘Samen proberen we de informatievoorziening van de politie op een hoger plan te brengen. Ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Als programmamanager ben ik, zeker gelet op de context waarin het programma zich voltrekt, best wel trots op wat er door de tomeloze inzet van veel collega’s wordt bereikt. Zeker als ik zie wat er aan de kant van informatie gestuurd werken en Big Data in de afgelopen vijf jaar is bereikt. Geen ‘gefoeter’ meer, maar gepaste trots op het kunnen werken met goede informatieproducten. Maar ik weet ook dat er aan de kant van de vernieuwing van de operationele registrerende systemen nog veel moet gebeuren. Toch zijn we als Nationale Politie in gezamenlijkheid op de goede weg. We werken steeds meer onder architectuur, houden ons aan de WPG en moderne werkwijze als Agile/Scrum en Devops zijn gemeengoed geworden. Ik vertel dit verhaal met dank aan de collega’s die samen met mij de kar hebben getrokken, maar ook als inspiratiebron voor de weg die we samen nog af moeten leggen om de agenten in de operatie te voorzien van moderne, beter betaalbare en wendbare IV-producten en Nederland daarmee veiliger te maken.’




Ruud Staijen
Ruud Staijen, socioloog en bedrijfskundige heeft na omzwervingen door Nederland, waar hij operationele functies vervulde, nu zes jaar gewerkt aan het verbeteren van de operationele informatievoorziening. Dit steeds met in het achterhoofd om het veiliger te maken voor de jongens en meisjes op straat. ‘We zijn alles overziend een behoorlijk stuk op weg gekomen, maar moeten nog wel een aantal grote legacy systemen vervangen. Dat doen we stap voor stap met daarbij warme communicatie naar de gebruikers en veel aandacht voor het zetten van de laatste meter. Elke euro die je uitgeeft aan dure ICT waarmee je de gebruikers niet raakt is weggegooid geld.’





Beeld: Nationale Politie, Danto Creatieve Communicatie




Kijk hier voor het hele magazine EIM in Business, thema Access & Control

Plaats op:
Datum: 13 december 2017
Bron: DocumentWereld / Magazine Eim in Business
Gerelateerde artikelen  
29-11-2017 Achtergrondartikelen Impress neemt bescherming van gevoelige (klant) informatie uiterst serieus
08-11-2017 Achtergrondartikelen Intelligente opwaardering van digitale documenten noodzakelijk
30-11-2015 Nieuws Nationale Politie en Canon sluiten landelijk contract
21-09-2017 Achtergrondartikelen Nieuwe wet- en regelgeving hét moment om databerg aan te pakken
17-10-2017 Achtergrondartikelen Privacy Impact Assessment brengt meer licht in de dataduisternis
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,12 seconden.